Já aconteceu entrar numa divisão da casa e esquecer-se por que foi lá? Ou começar a arrumar a roupa engomada, lembrar-se que precisa tirar carne do congelador e ao passar pela cozinha acaba por perceber que a máquina da roupa acabou de lavar e começa a estender a roupa… para depois perceber que afinal a arrumação da roupa ficou a meio?
Identificou-se com o cenário? Saiba que não está sozinho(a). Este é o “filme” real de muitas pessoas que vivem em modo automático e multitarefa. Acreditamos que estamos a dar conta de tudo — quando, na verdade, estamos a esgotar-nos lentamente.
Embora a nossa sociedade valorize esta capacidade, associando-a à produtividade, a verdade é que a multitarefa traz mais riscos do que benefícios. Cada vez mais, o monotasking – realizar uma tarefa de cada vez, com foco total – tem vindo a ser reconhecido como uma abordagem mais eficaz.
O mito do multitasking
Durante anos, fomos levados a acreditar que saber fazer várias coisas ao mesmo tempo era sinal de eficiência, inteligência e até de valor profissional.
Mas o que a Neurociência tem vindo a mostrar é o oposto: o nosso cérebro não foi feito para dividir a atenção, mas sim para alternar o foco.
Vários estudos, como os da American Psychological Association e da University of Southern California, mostram exactamente o contrário. De uma forma geral, as pessoas multitarefa:
- Perdem produtividade,
- Têm mais dificuldade em tomar decisões,
- Cometem mais erros,
- Sofrem de níveis de stress mais elevados,
- E estão mais propensas a atingir o burnout.
Cada vez que mudamos de tarefa — mesmo que “por um segundo” para espreitar uma notificação — o cérebro tem de reiniciar o processo de concentração. O acto de recuperar o foco pode demorar, em média, 10 a 15 minutos, tornando o trabalho mais lento e ineficiente. O esforço constante de andar em “piloto automático” leva-nos à fadiga mental.
Resultado?
- Sensação de que passamos o dia muito ocupados, mas não sabemos exactamente com o quê.
- Terminamos o dia com várias tarefas começadas, mas poucas terminadas.
- Aumento da irritabilidade, distracção e cansaço.
- Acabamos por duvidar da nossa própria capacidade de “dar conta do recado”.
Como Gerir Múltiplas Tarefas, quando não as pode evitar?
Quando sabemos que temos de realizar várias tarefas “ao mesmo tempo”, temos como solução prática aplicar a técnica Pomodoro, criada por Francesco Cirillo nos anos 1980.
Aqui está como funciona:
- Dividimos as tarefas em blocos de 25 minutos.
- Trabalhamos exclusivamente numa tarefa durante esse tempo.
- Fazemos pausas curtas de 5 minutos entre os blocos.
- Após 4 blocos, fazemos uma pausa maior de 15 a 30 minutos para descansarmos e/ou mudarmos de tarefa.
Esta técnica ajuda o cérebro a trabalhar em ciclos intensos de foco, evitando sobrecarga e aumentando a produtividade. Começamos por criar uma lista de prioridades e utilizamos um cronómetro ou uma aplicação Pomodoro – existem várias disponíveis online.
A arte do monotasking
Se o multitasking é a ilusão do controlo, o monotasking é o caminho da presença e da eficiência real.
Monotasking é simplesmente fazer uma coisa de cada vez. Parece básico — e é. Mas é exactamente isso que o torna tão poderoso e ao mesmo tempo desafiante.
Ao darmos atenção plena a uma tarefa:
- Somos mais rápidos na sua execução,
- Cometemos menos erros,
- Sentimo-nos mais satisfeitos com o que fizemos,
- E, o mais importante, preservamos a nossa energia mental e reduzimos os níveis de stress
Mas o que tem a organização a ver com esta temática?
Tudo.
Um espaço desorganizado não é só confuso aos olhos — é barulhento e cansativo para a nossa mente.
Armários onde não encontramos o que procuramos, uma cozinha com tudo espalhado, um escritório caótico, um quarto de criança com brinquedos por todo o lado… Cada elemento visual pede atenção, mesmo que de forma inconsciente. E isso rouba-nos o foco.
A desorganização física alimenta o multitasking mental. Já uma casa funcional, prática, com cada coisa no seu lugar, convida ao monotasking.
Quando temos sistemas simples e espaços intuitivos e funcionais tudo flui. Não perdemos tempo. Não nos dispersamos. Ganhamos espaço na casa e na mente.
5 passos para sair do modo “avalanche” do multitasking:
- Escolha a próxima tarefa estabelecendo prioridades.
Uma coisa de cada vez! Parece simples, mas muda tudo.
O livro “Deep Work – A Concentração Máxima Num Mundo de Distracções” do autor Cal Newport explica como as escolhas conscientes sobre como lidamos com as tarefas influenciam directamente a nossa qualidade de vida. A leitura do artigo: Deep Work – Flutuante.org. complementa este artigo.
- Reduza os estímulos visuais.
Menos objectos à vista significa menos distracções mentais. Logo menos cansaço mental também.
Desligue as notificações nos equipamentos electrónicos.
A cada som ou vibração é como estar a espicaçar o seu cérebro.
Proteja o seu foco. Tenha a “coragem” de desligar as notificações de e-mail, mensagens e redes sociais, e, se necessário, até seleccionar o modo avião.
- Crie “ilhas de monotasking” ao longo do seu dia.
Implemente blocos de 20 a 30 minutos onde só faz uma coisa. Em seguida faça uma pequena pausa. Repita a sequência.
- Organize o seu espaço.
Um ambiente funcional ajuda a manter a mente centrada e o corpo mais leve e, consequentemente, mais saudável.
Num dia-a-dia repleto de exigências e responsabilidades, a nossa casa deve ser mais do que um local de passagem — ela precisa ser uma aliada.
Quando o espaço em que vivemos está alinhado com as nossas rotinas, necessidades e valores, tudo se torna mais leve.
Quando cada coisa tem o seu lugar e o ambiente está pensado para facilitar as tarefas, conseguimos libertar a mente do ruído visual e emocional, permitindo-nos focar no que realmente importa — uma tarefa de cada vez, com mais presença e menos stress. A casa torna-se, então, o nosso refúgio: um lugar calmo, seguro, onde podemos respirar fundo e encontrar equilíbrio no meio do caos do mundo.
